Twoje dane. Jasne zasady.
Ta strona wyjaśnia, jakie dane przetwarzamy w Szczurek Workshop, dlaczego ich potrzebujemy, jak działają nagrywane rozmowy i automatyczna analiza zgłoszeń oraz jakie masz prawa.
Ostatnia aktualizacja: 2026-10-02
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Szczurek Workshop Katarzyna Słomka, działający pod marką Szczurek Workshop.
Miejsce świadczenia usług / warsztat: ul. Zofii Nałkowskiej 36, 41-922 Radzionków.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem telefonicznie lub przez wskazany wyżej adres e-mail.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres danych zależy od tego, z jakiej usługi korzystasz. Mogą to być w szczególności: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, dane firmy, dane pojazdu (np. marka, model, numer rejestracyjny, VIN, przebieg), informacje o usterce i oczekiwanym zakresie prac, historia napraw, zdjęcia pojazdu, dokumentacja diagnostyczna i serwisowa, informacje o częściach, terminach, pomocy drogowej i transporcie pojazdu oraz dane rozliczeniowe wymagane przepisami.
W przypadku kontaktu telefonicznego możemy również przetwarzać nagranie rozmowy i roboczą transkrypcję służącą do uporządkowania zgłoszenia.
3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel | Podstawa | Jak długo |
|---|---|---|
| Kontakt, umówienie wizyty, przygotowanie i wykonanie usługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia i realizacji umowy, a następnie przez okres konieczny do rozliczeń, gwarancji i obrony roszczeń |
| Dokumentacja stanu pojazdu, diagnostyki i naprawy | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO | przez czas współpracy i okres uzasadniony historią serwisową, gwarancją oraz ewentualnymi roszczeniami |
| Nagrywanie rozmów w celu prawidłowego odtworzenia zgłoszenia, ustaleń i ochrony przed rozbieżnościami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora | nie dłużej niż jest to potrzebne do weryfikacji zgłoszenia i ochrony praw Administratora lub klienta; nagranie może zostać zachowane dłużej, jeżeli jest potrzebne do reklamacji, sporu lub obrony roszczeń |
| Robocza transkrypcja i automatyczne uporządkowanie informacji ze zgłoszenia | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO | do czasu zweryfikowania i zapisania potrzebnych danych; robocza transkrypcja nie jest przeznaczona do bezterminowego archiwum |
| Kontakt SMS/e-mail dotyczący realizowanej usługi i statusu pojazdu | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO | przez czas obsługi usługi i uzasadnionej obsługi posprzedażowej |
| Obowiązki podatkowe, rachunkowe i prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | przez okres wymagany przepisami |
| Bezpieczeństwo systemów, logi i zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśniania incydentów |
4. Nagrywanie rozmów telefonicznych
Połączenia kierowane do Szczurek Workshop mogą być nagrywane. Przed rozpoczęciem właściwej rozmowy osoba dzwoniąca otrzymuje krótką informację o nagrywaniu i adres szczurekworkshop.pl/rodo, pod którym znajduje się niniejsza pełna informacja.
Nagranie służy przede wszystkim do poprawnego zapisania treści zgłoszenia, ustaleń dotyczących pojazdu, zakresu oczekiwanych prac, terminów, organizacji pomocy drogowej oraz wyjaśniania ewentualnych rozbieżności.
Jeżeli nie chcesz korzystać z nagrywanego kanału telefonicznego, możesz wybrać dostępny alternatywny kanał kontaktu, np. kontakt osobisty lub e-mail, jeśli jest dostępny.
5. Wykorzystanie sztucznej inteligencji
System informatyczny warsztatu może wspierać pracowników przez automatyczną transkrypcję i analizę rozmowy lub innych materiałów. Celem jest uporządkowanie zgłoszenia oraz zapisanie danych potrzebnych do obsługi klienta i pojazdu.
System może rozpoznać m.in. dane pojazdu, opis problemu, preferowany termin lub informację o potrzebie lawety. AI ma charakter pomocniczy. Nie podejmuje samodzielnie decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Istotne decyzje dotyczące zakresu prac, kosztów, części i realizacji zlecenia są zatwierdzane w odpowiednim procesie przez pracownika, właściciela warsztatu lub klienta.
6. Zdjęcia i dokumentacja pojazdu
Przy przyjęciu i podczas realizacji naprawy możemy wykonywać zdjęcia pojazdu, uszkodzeń, wyposażenia, licznika, numeru VIN, części oraz wykonanych prac. Dokumentacja służy potwierdzeniu stanu pojazdu i wykonanych czynności oraz ochronie interesów klienta i warsztatu. Materiał nie jest publikowany reklamowo tylko dlatego, że powstał w ramach zlecenia.
7. Portal klienta i historia pojazdu
Klient może otrzymać dostęp do danych dotyczących swoich pojazdów, historii wizyt, dokumentacji i statusu naprawy. Jeżeli użytkownik świadomie uruchomi funkcję publicznego udostępnienia historii pojazdu, zakres udostępnianych informacji zależy od wybranych ustawień, w tym od decyzji, czy pokazywać kwoty. Publiczny dostęp może zostać wyłączony.
8. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom niezbędnym do działania warsztatu i realizacji usługi, w szczególności dostawcom hostingu i infrastruktury IT, telefonii, SMS, poczty elektronicznej, usług AI/transkrypcji, serwisu systemu, księgowości, dostawcom części oraz – gdy wymaga tego zlecenie – firmom transportowym lub warsztatom partnerskim. Każdy zakres powinien być ograniczony do danych potrzebnych do realizacji konkretnego zadania.
Dane mogą być również przekazane uprawnionym organom, jeżeli obowiązek wynika z prawa.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator stosuje odpowiedni mechanizm przewidziany przez RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.
10. Twoje prawa
W zależności od podstawy i celu przetwarzania możesz mieć prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale niektóre informacje są konieczne do przyjęcia zgłoszenia, identyfikacji pojazdu, wykonania usługi, kontaktu, rozliczenia lub realizacji pomocy drogowej. Bez danych koniecznych do konkretnej czynności jej wykonanie może być niemożliwe.
12. Cookies i technologie przechowywane w urządzeniu
Strona korzysta z rozwiązań niezbędnych do jej działania oraz – wyłącznie po zgodzie – może uruchamiać wybrane usługi zewnętrzne.
| Technologia | Kategoria | Cel |
|---|---|---|
PHPSESSID / sesja PHP | Niezbędna | Bezpieczeństwo sesji, logowanie i ochrona formularzy. Wygasa po zakończeniu sesji. |
szczurek_privacy_consent_v1 (localStorage) | Niezbędna | Zapamiętanie decyzji dotyczącej prywatności. Ustawienie jest ponawiane po wygaśnięciu lub zmianie wersji polityki. |
szczurek_notification_last (localStorage) | Niezbędna w panelu | Zapamiętanie stanu powiadomień w chronionym panelu użytkownika. |
| Google Maps | Funkcjonalna / opcjonalna | Wyświetlenie interaktywnej mapy dojazdu. Połączenie z usługą Google następuje dopiero po zgodzie. |
| Elfsight (fallback opinii) | Funkcjonalna / opcjonalna | Wyświetlenie modułu opinii, gdy własna integracja opinii Google nie jest dostępna. Skrypt jest ładowany dopiero po zgodzie. |
Obecnie strona nie uruchamia własnych zewnętrznych narzędzi analitycznych ani pikseli marketingowych. Jeżeli takie narzędzia zostaną dodane, odpowiednia kategoria będzie domyślnie wyłączona do czasu uzyskania wymaganej zgody.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne mające ograniczać dostęp do danych do osób i systemów, które rzeczywiście ich potrzebują. Obejmuje to kontrolę uprawnień, ochronę sesji, rejestrowanie istotnych operacji, ograniczanie zakresu danych i oddzielanie danych operacyjnych od danych przeznaczonych do innych celów.
14. Zmiany dokumentu
Dokument może być aktualizowany wraz ze zmianami usług, integracji, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem szczurekworkshop.pl/rodo.